佛山市社会组织

档案管理工作指引

第一条  为加强我市社会组织档案工作规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施条例》等有关规定，结合我市社会组织工作实际，制定本指引。

第二条  本指引所称社会组织是指经本市各级民政部门登记成（设）立的社会团体、民办非企业单位（社会服务机构）和基金会。

第三条  本指引所称社会组织档案是指社会组织在成（设）立登记、变更登记、注销登记以及运营、服务社会等活动中形成的具有凭证、查考、利用价值的各种形式和载体的文件材料。

第四条  档案是社会组织知识资产与信息资源的重要组成部分。档案工作是社会组织运营与服务等活动的基础性管理工作。社会组织应维护档案的完整、准确、系统与安全。

第五条  社会组织应加强对档案工作的重视和保障，建立健全档案工作管理制度，明确社会组织法定代表人或负责人的领导责任，指定人员负责档案管理工作。规模较大的社会组织应配备专职人员管理档案。有下属经济实体或分支（代表）机构的，要加强对其档案工作的指导和监督。

第六条  社会组织档案工作应以满足社会组织各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，切实做好各类档案的收集整理、保管保护和开发利用。注重加强社会组织在换届选举以及人员变动过程中各类档案的交接管理，明确移交人员和接替人员相关交接内容，须经社会组织主要负责人签字确认完成交接工作，进一步确保档案工作的连续性，要保障本社会组织会员或理事等查阅档案的权益。

第七条  社会组织应根据本组织业务范围与特点，建立健全档案工作体制与机制，积极将档案工作纳入本组织发展规划、年度或专项工作（活动）计划，纳入本组织运营管理议事日程，纳入有关部门和人员的岗位责任制。

第八条  各级登记管理机关、业务主管单位、有关职能部门在对社会组织的监督检查、等级评估、购买服务等活动中，应要求社会组织建立并有效执行档案工作制度、做好档案的建立和管理工作。

第九条  各级档案主管部门应支持、服务社会组织档案工作，帮助和指导社会组织开展档案业务建设。

第十条  社会组织在文件办理过程中，应确保满足归档质量要求。归档的文件应为原件，符合耐久性要求。永久及30年保管期限的电子文件，应有相应的纸质文件一并归档。电子档案管理应满足网络安全、数据安全、应用安全等原则。

第十一条  社会组织应结合本组织实际，明确文件归档范围、归档时间、归档份数、归档要求。文件形成者向档案人员归档时，应编制移交清册，办理交接手续。

第十二条  社会组织文件材料归档范围与保管期限内容参见附件。民办非企业单位（社会服务机构）进一步根据所从事社会服务的行业特点，参考教育、卫生、文化、体育、科研等同行业或专业档案工作标准或规范的要求，开展档案管理工作。

第十三条  社会组织档案的分类和编号方案可参考本地区机关、企业或者学校档案综合管理分类方案，档案门类可参考《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）第三十三条进行设置，按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）设置科技档案二级门类代码。专业档案按照相关规定设置二级门类代码。门类的设置以合理实用为原则，具备相对的稳定性和可扩充性。、

第十四条  社会组织档案的收集整理，以达到收集方面的完整性、准确性要求为主要目标，兼顾整理方面的系统性要求。文书档案整理可参考《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）或《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）的相关规定；会计档案整理可参考《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令）、《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）的相关规定；照片档案整理可参考《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（CDA/T 50-2014）的相关规定；荣誉档案整理可按实物材质特点，进行分类整理。科技类社会组织（基本建设、设备仪器等类）档案整理可参考《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的相关要求。社会组织具有保存价值的电子文件归档整理可参考《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等标准的相关规定。

第十五条  社会团体应结合会员业务类型特点，按入会时间先后排序，建立会员档案，会员档案内容应及时补充更新。

第十六条  除在文书档案中归档保存有关工作人员人事管理的材料外，社会组织还应参照《企业职工档案管理工作规定》要求，建立起每人一套的工作人员档案。

第十七条  社会组织应切实保障档案安全，配备适合各类档案载体保管的库房或专柜，采取措施，满足温湿度控制、防火、防盗和防有害生物等档案保管技术要求（可参照JGJ25-2010、GB/T 18894-2016和DA/T 15-1995）。重要档案宜异地异质备份。

第十八条  社会组织应对保管期满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案，可登记造册，社会团体经会员大会、基金会经理事会、民办非企业单位经理事（董事）会审议批准后进行销毁。

第十九条  社会组织应同步开展档案信息化建设，加强电子文件归档管理和档案数据库建设，保证电子档案真实、完整、可用和安全。

第二十条  社会组织档案应当根据国家有关社会组织信息公开规定，向社会开放，满足利用需求。社会组织公开的档案内容不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益，要保护个人隐私和商业秘密。

第二十一条  社会组织保管的档案涉及国家秘密内容的，应严格执行国家有关保密规定的要求。

第二十二条  社会组织注销时，应根据国家有关规定进行档案处置。经协商同意，各级国家档案馆可以接收或代为保管同级社会组织形成的对国家和社会有利用价值的档案。

第二十三条  社会组织所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，社会组织可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者转让。严禁出卖、赠送境外机构、组织或者个人。

第二十四条  本指引由市民政局、市档案局负责解释。

第二十五条  本指引与国家有关法律法规冲突的地方，按国家有关法律法规执行。

第二十六条  本指引自2024年5月8日起实施，有效期5年。

END